HILL VALLEY CONSULTING te explica paso a paso cómo hacer una factura correctamente, tanto si eres empresa como autónomo. Aprende qué datos debe incluir, cómo rellenarla y qué errores evitar.
¿Quién debe emitir una factura?
- Empresas: siempre que vendan bienes o presten servicios.
- Autónomos o profesionales: al ofrecer servicios o productos como actividad habitual.
- Excepciones: en ciertos casos, la normativa permite otros comprobantes (tickets, recibos simplificados, etc.). Verifica la normativa fiscal de tu país.
Elementos imprescindibles de una factura
- Número de factura: debe ser único y correlativo (ejemplo: HVC-2025-0001).
- Fecha de emisión: día, mes y año en que se emite.
- Datos del emisor: razón social, dirección fiscal y NIF/CIF/NIE.
- Datos del cliente: nombre o razón social, dirección y número fiscal.
- Descripción del concepto: detalla los bienes o servicios, cantidades, precios y periodos.
- Base imponible: importe sin impuestos.
- Impuestos aplicados: por ejemplo, IVA o IGIC (indica el porcentaje).
- Cuota del impuesto: resultado de aplicar el tipo impositivo a la base.
- Retenciones: si procede, indica importe y concepto (por ejemplo, retención IRPF del 15%).
- Total a pagar: base + impuestos – retenciones.
- Forma y condiciones de pago: transferencia, vencimiento, etc.
- Datos bancarios: IBAN / SWIFT.
- Observaciones: referencias de pedido, notas legales o comentarios adicionales.
Cómo rellenar una factura paso a paso
- Define una numeración única (por ejemplo: serie + año + número correlativo).
- Indica la fecha de emisión y la fecha del servicio si difiere.
- Añade los datos del emisor y del cliente correctamente.
- Describe con detalle los servicios o productos facturados.
- Calcula la base imponible y aplica los impuestos correspondientes.
- Aplica retenciones si procede (por ejemplo, IRPF para autónomos).
- Calcula el total final (base + impuestos – retenciones).
- Incluye la forma y plazo de pago, junto con tus datos bancarios.
- Guarda una copia y envía la factura al cliente (PDF o factura electrónica).
Ejemplo de factura
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HILL VALLEY CONSULTING
NIF: [NIF_EMISOR] | Dirección: [DIRECCIÓN_EMISOR]
Factura Nº: HVC-2025-0001
Fecha: 10/10/2025
Cliente:
[RAZÓN SOCIAL / NOMBRE CLIENTE]
NIF: [NIF_CLIENTE] | Dirección: [DIRECCIÓN_CLIENTE]
Detalle:
Consultoría estratégica — 10 horas a 50,00 €/h = 500,00 €
Base imponible: 500,00 €
IVA (21%) = 105,00 €
Retención IRPF (15%) = 75,00 €
Total a pagar = 530,00 €
Forma de pago: Transferencia bancaria a IBAN: [TU_IBAN]
Plazo: 30 días desde la emisión.
Observaciones: Factura emitida según contrato nº [XXXX].
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Errores comunes al hacer facturas
- Numeración duplicada o desordenada.
- Datos fiscales incorrectos del cliente o emisor.
- No desglosar correctamente impuestos y retenciones.
- Errores en cálculos o redondeos.
- No conservar copia de la factura emitida.
Diferencias entre empresa y autónomo
- Autónomos: suelen aplicar retención en facturas a empresas y declarar el IVA trimestralmente.
- Empresas: gestionan IVA, facturas rectificativas y facturación electrónica B2B o B2G.
Factura electrónica y conservación
La factura electrónica es cada vez más habitual y en muchos países ya es obligatoria. Conserva las facturas durante el tiempo exigido por la legislación fiscal vigente.
Checklist antes de enviar una factura
- [ ] Número y fecha correctos.
- [ ] Datos fiscales completos del emisor y cliente.
- [ ] Descripción clara de los servicios o productos.
- [ ] Base imponible, impuestos y retenciones bien calculados.
- [ ] Total coincidente con los cálculos.
- [ ] Forma de pago y datos bancarios incluidos.
Conclusión
Hacer una factura correctamente es fundamental para mantener tu contabilidad al día y evitar problemas con la administración. Si necesitas ayuda para gestionar tu facturación o automatizar procesos, en HILL VALLEY CONSULTING podemos ayudarte.
Publicado por HILL VALLEY CONSULTING — Consultoría empresarial, fiscal y estratégica.
